إدارة العقود والمشتريات والمنافسات من طلب الشراء حتى آخر مستخلص
أهّل الموردين، واطرح المنافسات، وقيّم العروض فنيًا وماليًا بأوزان معلنة قبل الترسية. ثم تابع تنفيذ كل عقد ببنود كمياته ومستخلصاته وضماناته ومطالباته، مربوطًا بالمشروع الذي يخدمه.
لمن هذه الوحدة: إدارات المشتريات والعقود، ولجان فتح المظاريف والتقييم، ومديرو المشاريع، والإدارة المالية عند مراجعة المستخلصات والضمانات.
- إعداد الوثائق
- الطرح والإعلان
- استقبال العروض
- فتح المظاريف
- التقييم
- التفاوض
- الترسية
الدرجة النهائية: فني 60% + مالي 40%
| المورد | النهائية | التوصية |
|---|---|---|
| مورد التقنية المتطورة | 91.6 | الترسية |
| شركة الشبكات الوطنية | 85.4 | احتياطي |
| شركة الحلول الشبكية | 75.0 | — |
قيمة العرض الفائز
395,000 ر.س قبل الضريبة
التقدير الهندسي 380,000 — أعلى حد مقبول 418,000
الأرقام والأسماء توضيحية من نماذج واجهات المنصة.
أين تتعثر دورة الشراء والتعاقد عادة
أغلب الخلافات مع الموردين تبدأ من ورقة لم تُحفظ، أو موعد لم يُتابع، أو تقييم لا يمكن تفسيره بعد الترسية.
-
التقييم لا يمكن الدفاع عنه
كل لجنة تقارن العروض بجدولها الخاص، ويصعب بعد الترسية شرح سبب استبعاد عرض أقل سعرًا.
مصفوفة تقييم فني بمعايير وأوزان معلنة وحد قبول، ثم مقارنة مالية للعروض المقبولة فنيًا فقط، ودرجة نهائية مرجحة يُذكر بجانبها سبب الاختيار.
-
الضمان ينتهي ولا ينتبه أحد
ضمان نهائي أو دفعة مقدمة تنتهي صلاحيته والعقد ما زال قائمًا.
سجل للضمانات والتأمينات بنوع كل ضمان وقيمته وتاريخ انتهائه، ويعرض ما ينتهي خلال 30 و60 يومًا.
-
المستخلص عالق بين المراجعات
المقاول يسأل عن دفعته، والمستخلص في بريد أحدهم بانتظار توقيع.
مستخلصات بمراجعة فنية ثم مالية، تُحسب فيها الاستقطاعات والغرامات وصافي المستحق، وتظهر حالة كل مستخلص ومدة تأخره.
-
المطالبات تُدار في المراسلات
طلب تعويض أو تمديد يصل بخطاب، ثم يضيع أساسه التعاقدي بين الردود.
سجل مطالبات بنوعها وقيمتها والتمديد المطلوب والمادة التعاقدية التي تستند إليها والقرار، وسجل للتمديدات والتجديدات بأثرها المالي.
-
أداء المورد لا يُتذكر في التعاقد التالي
مورد تأخر وخالف المواصفات، ثم يُدعى إلى المنافسة التالية دون أي ملاحظة.
تأهيل مسبق قبل المنافسات، وسجل مخالفات وجزاءات موثقة، وتقييم أداء بعد التنفيذ يبقى في ملف المورد.
وظائف الوحدة من الطلب إلى إغلاق العقد
أربع مراحل متتالية. كل مرحلة تسلّم سجلًا مكتملًا للمرحلة التي تليها، فلا يُعاد إدخال المورد أو القيمة أو المشروع.
الموردون والطلب والطرح
من حاجة المشروع إلى عروض مستلمة ومحضر فتح.
الموردون والتأهيل المسبق
سجل للموردين والمقاولين والاستشاريين، وتأهيل قبل دعوتهم للمنافسات.
- النوع والمجال والتصنيف والعقود الحالية
- تقييم فني ومالي للتأهيل والسوابق
- النتيجة: مؤهل، أو مؤهل بشروط، أو غير مؤهل
- تاريخ انتهاء التأهيل لإعادة التقييم
طلبات الشراء
طلب داخلي من المشروع يمر بالاعتماد قبل أن يتحول إلى شراء.
- المشروع ونوع الطلب والمواصفات والكمية
- التكلفة التقديرية وتاريخ الحاجة والأولوية
- مراحل الاعتماد، مثل مكتب المشاريع ثم المراجعة المالية
طلبات العروض والمنافسات
طرح طلبات عروض الأسعار (RFQ) والعروض الفنية (RFP) والعطاءات (ITT)، ومتابعة كل منافسة بمراحلها.
- طريقة الطرح: منافسة عامة أو محدودة
- تاريخ الإصدار والإغلاق وعدد العروض
- مراحل المنافسة من إعداد الوثائق إلى الترسية
استلام العروض وفتح المظاريف
تسجيل كل عرض لحظة استلامه، وتوثيق جلسة الفتح.
- تاريخ الاستلام ووقته
- اكتمال المستندات والقيمة المالية
- محضر الفتح برئيس اللجنة وأعضائها
التقييم والترسية
قرار ترسية يمكن تفسيره لكل متقدم.
التقييم الفني
مصفوفة تقييم لكل العروض بالمعايير نفسها، وحد قبول يستبعد ما دونه.
- معايير موزونة، مثل المواصفات والخبرة وخطة التنفيذ والجودة والسلامة
- درجة لكل عرض في كل معيار ومجموع من 100
- استبعاد العروض دون حد القبول من التقييم المالي
التقييم المالي
مقارنة العروض المقبولة فنيًا بالتقدير الهندسي.
- قيمة العرض والضريبة والإجمالي
- مدة التنفيذ وشروط الدفع
- الانحراف عن التقدير وأعلى حد مقبول
المقارنة والترسية
درجة نهائية مرجحة، وترتيب، وعرض احتياطي، وقرار ترسية موثق.
- طرق تقييم تختارها الجهة: أفضل قيمة، أو أدنى سعر بعد القبول الفني، أو أوزان مخصصة
- سبب الاختيار بجانب كل عرض
- قرار الترسية بقيمته ومورده
العقد وتنفيذه
العقد سجل حي يُتابع حتى اكتماله.
سجل العقود
كل عقد بمشروعه ومورده ونوعه وقيمته ونسبة إنجازه.
- سعر مقطوع، أو وحدات وكميات، أو زمني، أو استشاري، أو توريد، أو تشغيل وصيانة
- القيمة والمصروف والمتبقي
- العقود التي تقترب من نهايتها
بنود العقد وجداول الكميات
جدول الكميات (BoQ) ببنود رئيسية وفرعية، ومتابعة المنفذ من كل بند.
- الوحدة والكمية وسعر الوحدة والقيمة
- الكمية المنفذة وقيمتها والمتبقي
- نسبة إنجاز لكل بند رئيسي
أوامر الشراء وأوامر العمل
أمر الشراء يرتبط بطلب الشراء أو المنافسة التي سبقته، وأمر العمل يكلف المقاول بنطاق محدد.
- المرجع والقيمة وتاريخ الإصدار والتسليم
- أوامر عمل بالعقد والمشروع والجهة المنفذة والقيمة التقديرية
متابعة تنفيذ العقود
الأداء التنفيذي لكل عقد مقابل المخطط.
- نسبة الإنجاز والقيمة المنفذة
- التأخير وعدد المخالفات وآخر تحديث
- الحالة العامة للعقد
المستحقات والالتزامات والأداء
ما يُدفع، وما يُضمن، وما يُطالب به.
المستخلصات والشهادات المالية
مستخلص لكل فترة بنسبة الإنجاز وقيمته ومراجعتيه الفنية والمالية.
- الاستقطاعات والغرامات وصافي المستحق
- حالة المراجعة الفنية والمالية
- المستخلصات المتأخرة ومدة تأخرها
الضمانات والتأمينات
الضمانات الابتدائية والنهائية وضمانات الدفعة المقدمة.
- العقد والمورد والقيمة وتاريخ الانتهاء
- ما ينتهي خلال 30 و60 يومًا
- الضمانات المغلقة أو المُرجعة
المطالبات والتمديدات
مطالبات مالية وزمنية بأساسها التعاقدي، وتمديدات وتجديدات بأثرها.
- نوع المطالبة وقيمتها والتمديد المطلوب
- المادة التعاقدية والحالة والقرار
- المدة الحالية والمقترحة والأثر المالي للتمديد
المخالفات وتقييم الموردين
مخالفات وجزاءات موثقة، وتقييم أداء أثناء التنفيذ وبعده.
- نوع المخالفة وأثرها والغرامة وأساسها
- تقييم الجودة والالتزام بالوقت والالتزام المالي والاستجابة
- وثائق تعاقدية بمجلدات وإصدارات، وتقارير العقود والمنافسات والمستخلصات والضمانات
شاشات من الوحدة
أربع شاشات من التقييم إلى ما بعد التعاقد. الأرقام والأسماء توضيحية.
| المعيار (الوزن) | العرض 1 | العرض 2 | العرض 3 | العرض 4 |
|---|---|---|---|---|
| المواصفات التقنية (30) | 28 | 25 | 20 | 26 |
| الخبرة والكفاءة (20) | 18 | 16 | 14 | 19 |
| خطة التنفيذ (25) | 22 | 23 | 18 | 19 |
| ضمان الجودة (15) | 14 | 12 | 10 | 13 |
| السلامة والمخاطر (10) | 9 | 10 | 7 | 8 |
| المجموع من 100 | 91 | 86 | 69 مستبعد | 85 |
- 1الشبكات الوطنية
- 2التقنية المتطورة
- 3أجهزة الخليج
- 4الحلول الشبكية
أي العروض تستحق أن يُفتح سعرها؟
كل عرض يُقيَّم بالمعايير والأوزان نفسها. العرض الذي لا يبلغ حد القبول الفني يُستبعد قبل المقارنة المالية، مهما كان سعره.
- أوزان المعايير معلنة قبل فتح العروض
- درجة لكل معيار، لا انطباع عام
- سبب الاستبعاد موثق في السجل
| البند | القيمة | المنفذ |
|---|---|---|
| 1.0 توريد وتركيب معدات الشبكة | 1,200,000 | 82% |
| 1.1 جدران حماية | 340,000 | 100% |
| 1.2 مفاتيح شبكة رئيسية | 360,000 | 100% |
| 1.3 كابلات توصيل | 500,000 | 82% |
كم نُفذ من كل بند، وكم بقي؟
جدول الكميات هو مرجع المستخلص: الكمية المتعاقد عليها وسعرها، والكمية المنفذة وقيمتها، والمتبقي من كل بند.
- بنود رئيسية تجمع البنود الفرعية
- نسبة إنجاز لكل بند
- المتبقي المالي يظهر قبل المستخلص الأخير
| المستخلص | الصافي | الحالة |
|---|---|---|
| IPC-042-003 مارس — 82% | 637,200 | مراجعة مالية |
| IPC-041-002 الربع الأول — 88% | 171,000 | مراجعة فنية |
| IPC-044-001 فبراير — 30% | 362,880 | متأخر 21 يومًا |
أين يقف كل مستخلص، وكم الصافي المستحق؟
كل مستخلص بفترته ونسبة إنجازه وقيمته، وما يُستقطع منه وما يُفرض عليه من غرامات، ثم صافي المستحق وحالة مراجعتيه.
- المراجعة الفنية قبل المالية
- الغرامات تظهر في المستخلص نفسه
- المتأخر يظهر بعدد أيام التأخر
- ضمان نهائي — CTR-041 — المستشارون الدوليونبعد 15 يومًاالقيمة 30,000 ر.س — ينتهي 30 أبريل
- ضمان دفعة مقدمة — CTR-044بعد 29 يومًاالقيمة 120,000 ر.س — ينتهي 15 مايو
- ضمان نهائي — CTR-042 — شركة التكامل التقنينشطالقيمة 120,000 ر.س — ينتهي 31 أغسطس
أي ضمان يحتاج تمديدًا أو مطالبة الآن؟
الضمانات مرتبة حسب قرب انتهائها، مع العقد والمورد والقيمة، ليُتخذ القرار قبل الموعد لا بعده.
- ضمانات ابتدائية ونهائية ودفعات مقدمة
- ما ينتهي خلال 30 و60 يومًا
- كل ضمان مربوط بعقده ووثائقه
مثال عملي: منافسة معدات شبكة من الطرح إلى أمر الشراء
مشروع تحديث البنية الشبكية يحتاج معدات إضافية. نتابع المنافسة حتى الترسية، ثم نرى ما يجري على العقد الرئيسي للمشروع نفسه.
الأرقام والأسماء توضيحية من نماذج واجهات المنصة، ولا تمثل جهة أو موردًا حقيقيًا.
الطرح
يُصدر طلب عروض أسعار لمنافسة محدودة يُفتح التقديم فيه من 1 إلى 20 أبريل، مربوطًا بالمشروع P-042.
RFQ-2025-012TND-009فتح المظاريف
تصل أربعة عروض. يُسجل تاريخ ووقت استلام كل عرض، ويُلاحظ أن مستندات أحدها ناقصة، ويُحرر محضر الفتح بأسماء اللجنة.
4 عروضمستندات ناقصةالتقييم الفني
تحصل العروض على 91 و86 و85 و69. العرض الأخير دون حد القبول (70) فيُستبعد قبل فتح الأسعار.
استبعاد فنيالتقييم المالي
أقل العروض المقبولة 395,000 ر.س قبل الضريبة، مقابل تقدير هندسي 380,000 وأعلى حد مقبول 418,000.
ضمن الحد المقبولالترسية
بأوزان 60% فني و40% مالي، يحصل «مورد التقنية المتطورة» على 91.6 فيُرسى عليه، ويبقى صاحب الدرجة الفنية الأعلى احتياطيًا بـ 85.4 لارتفاع سعره.
أفضل قيمة مقابل المالأمر الشراء
يُنشأ أمر شراء بقيمة 454,250 ر.س شاملة الضريبة، ومرجعه المنافسة نفسها، ويُسجل الضمان الابتدائي للمورد.
PO-2025-040على العقد الرئيسي للمشروع
في الأثناء يُقدَّم مستخلص مارس على عقد تطوير البنية الشبكية: 708,000 قيمة حالية، و70,800 استقطاع، وصافي 637,200. اعتُمد فنيًا، وهو الآن في المراجعة المالية.
IPC-042-003مراجعة مالية
علاقة الوحدة ببقية المنصة
كل عقد وطلب شراء ينتمي إلى مشروع، ولذلك تظهر آثاره المالية والزمنية في الوحدات التي تتابع ذلك المشروع.
إدارة التغيير
ترسل إليها وتستقبل منها
التغييرات المعتمدة التي تمس عقدًا تتحول إلى أوامر تغيير أو ملاحق تعاقدية.
ما يُهيأ لجهتك قبل الاستخدام
لكل جهة لائحة مشتريات وحدود صلاحيات خاصة بها. هذه الإعدادات تُضبط عليها في مرحلة التهيئة.
يُهيأ ضمن المنصة
- أنواع العقود وقوالبهاسعر مقطوع، وكميات، وزمني، واستشاري، وتوريد، وتشغيل وصيانة، وما تضيفه الجهة.
- طرق التقييم وأوزانهاأفضل قيمة، أو أدنى سعر بعد القبول الفني، أو أوزان مخصصة، وحد القبول الفني.
- مسارات الاعتماد وحدود الصلاحياتمن يعتمد طلب الشراء والترسية والعقد والمستخلص، وبأي قيمة.
- قواعد الجزاءات ومعايير التأهيلأنواع المخالفات وأساس احتساب الغرامات، ومعايير تأهيل الموردين.
نحتاجه منكم
- لائحة المشتريات الداخليةالمراحل المعتمدة وحدود الصلاحيات المالية.
- نماذج التقييم المستخدمةالمعايير والأوزان التي تعمل بها لجانكم اليوم.
- قائمة الموردينالموردون الحاليون وتصنيفاتهم وحالة تأهيلهم.
- العقود القائمة وضماناتهالتحديد ما ينقل منها إلى المنصة عند الإطلاق.
تُضبط المراحل والمسارات على لوائح جهتك. لا نقدّم المنصة على أنها تطبق نظامًا تشريعيًا بعينه للمنافسات والمشتريات؛ ويُراجع أي متطلب نظامي خاص في دراسة المتطلبات.
أسئلة عن وحدة العقود والمشتريات
أسئلة تتكرر من إدارات المشتريات والعقود. للأسئلة العامة راجع صفحة الأسئلة الشائعة.
هل يمكن التقييم بطريقة غير «أفضل قيمة»؟
نعم. في الإعدادات ثلاث طرق: أفضل قيمة بوزن فني ومالي، مثل 60% و40%، أو أدنى سعر بعد اجتياز القبول الفني، أو أوزان مخصصة تحددها الجهة.
هل تلتزم الوحدة بنظام المنافسات والمشتريات الحكومية؟
لا ندّعي توافقًا مع نظام تشريعي بعينه. المراحل ومسارات الاعتماد وحدود الصلاحيات تُهيأ على لوائح جهتك، وأي متطلب نظامي خاص يُدرس في مرحلة المتطلبات ويوثق في العرض الفني.
هل يقدّم الموردون عروضهم عبر المنصة مباشرة؟
الواجهات التي نعرضها مخصصة لفريق الجهة: تُسجَّل فيها العروض المستلمة ومستنداتها وقيمها ومحضر فتحها. بوابة تقديم خارجية للموردين ليست ضمن ما نعرضه هنا، ويمكن طرحها متطلبًا في دراسة المتطلبات.
ما أنواع العقود التي يمكن إدارتها؟
السعر المقطوع، وعقود الوحدات والكميات، والعقود الزمنية، والاستشارية، وعقود التوريد، والتشغيل والصيانة. ويمكن إضافة أنواع أخرى في الإعدادات.
كيف تُتابع الضمانات قبل انتهائها؟
لكل ضمان نوعه وعقده وقيمته وتاريخ انتهائه، ويعرض السجل الضمانات التي تنتهي خلال 30 و60 يومًا، ليُتخذ قرار التمديد أو الإرجاع في وقته.
هل تظهر المستخلصات في ميزانية المشروع؟
المستخلص مرتبط بعقده ومشروعه. وفي وحدة التكاليف شاشات للمستخلصات والمدفوعات والالتزامات على مستوى المشروع. نوضح في العرض الفني كيف تنتقل هذه البيانات بين الوحدتين في نطاق التطبيق المتفق عليه.
شاهد منافسة كاملة من الطرح إلى المستخلص
عرض تجريبي لوحدة العقود والمشتريات على حالات قريبة من لوائح جهتك.