الشريك أو مدير المكتب
استخدام الفريق وصحة المشاريع.
- الساعات الفعلية مقابل المخططة
- المشاريع المتأخرة
- رضا أصحاب المصلحة لدى العملاء
إدارة مشاريع المكاتب الاستشارية: وقت الفريق مسجل، والتسليمات معتمدة، وقرارات العميل موثقة
ربحية المكتب الاستشاري تتحدد بساعات فريقه، وسمعته بجودة تسليماته وعلاقته بالعميل. تجمع المنصة لكل مشروع تسجيلَ الوقت واعتماده، وأحمالَ الاستشاريين بين المشاريع، والمراسلاتِ والمحاضرَ مع العميل.
لمن هذه الصفحة: الشركاء ومديرو المكاتب الاستشارية الهندسية والإدارية والتقنية، ومديرو مشاريعها.
| المشروع / النشاط | الساعات |
|---|---|
| P-041 تطوير لوحات التحكم | 34 |
| P-041 ربط البيانات | 6 |
| P-044 الاختبار | 0 |
| إجمالي الأسبوع — إضافي 3.5 ساعة | 40 |
بانتظار اعتماد مدير المشروع
استخدام ساعات الفريق هذا الشهر
18,240 من 22,400 ساعة
81%
الساعات الفعلية المعتمدة مقابل المخططة — 5 بطاقات وقت معلقة
الأرقام والأسماء توضيحية من نماذج واجهات المنصة.
ما يضغط على المكتب الاستشاري
المكتب الاستشاري يبيع وقت خبرائه وجودة عمله، وكلاهما يصعب قياسه إذا تفرّق بين الجداول والبريد.
-
الساعات تُسجَّل من الذاكرة
نهاية الشهر يحاول كل استشاري تذكر أين ذهب وقته.
تسجيل يومي للوقت على المشروع والنشاط بنوعه، وبطاقات أسبوعية تُرسل لاعتماد مدير المشروع وتُظهر الساعات الإضافية.
-
الخبير نفسه في كل المشاريع
أفضل الاستشاريين مطلوبون في كل عرض وكل مشروع.
الأحمال والتوفر لكل استشاري عبر المشاريع، وكشف الحمل الزائد قبل أن يظهر في جودة العمل.
-
نسخ التسليمات تتكاثر
«النسخة النهائية 3 المعدلة» في بريد العميل.
وثائق بإصدارات واضحة ومسار مراجعة واعتماد، وتوزيع مضبوط بصلاحيات الوصول.
-
قرارات العميل شفهية
اتُّفق في الاجتماع على تغيير، ثم اختلف الطرفان على ما اتُّفق عليه.
محاضر اجتماعات تُراجع وتُعتمد، وسجل للقرارات، وإجراءات ناتجة لكل منها مسؤول وموعد، ومراسلات مرتبطة بالمشروع.
-
تكلفة المشروع الفعلية غير معروفة
الأتعاب ثابتة، والساعات الفعلية تتجاوز التقدير.
تكاليف الموارد المرتبطة بالمشاريع، وقياس الإنتاجية، والساعات الفعلية مقابل المخططة.
الوحدات الأنسب للعمل الاستشاري
العمل الاستشاري يدور حول الناس والوثائق والعميل، وهذه الوحدات تخدم هذه المحاور الثلاثة.
الموارد وفرق العمل
الوقت والأحمال
تتبع الوقت وبطاقات الوقت، والتخصيص والأحمال، والإنتاجية، وتكاليف الموارد.
الوثائق والمعرفة
التسليمات والمراسلات
إصدارات الوثائق ومراجعتها واعتمادها، والمراسلات مع العميل، وقاعدة المعرفة والقوالب.
أصحاب المصلحة
العلاقة بالعميل
أصحاب المصلحة لدى العميل وتأثيرهم، وخطة التواصل، والملاحظات، وقياس الرضا.
أسبوع استشارية على مشروعين
استشارية في مكتب توضيحي تعمل على مشروعين لعميلين. نتابع وقتها وتسليمها واجتماعها مع العميل.
الأرقام والأسماء توضيحية من نماذج واجهات المنصة.
التخصيص
م. سارة الأحمد مخصصة بنسبة 80% لمشروع «منصة ذكاء الأعمال».
P-041تسجيل اليوم
تسجل يوم 14 أبريل أربع ساعات لتطوير مكوّن الرسوم البيانية، وأربع ساعات لربط بيانات المبيعات، بنوع وقت «منتج».
8 ساعاتبطاقة الأسبوع
تُرسل البطاقة الأسبوعية بأربعين ساعة و3.5 ساعة إضافية لاعتماد مدير المشروع.
بانتظار الاعتمادطلب من مشروع ثانٍ
يطلب مشروع آخر 30% من وقتها، فيظهر حمل زائد بنسبة 110% ويُعاد توزيع جزء من العمل قبل اعتماد الطلب.
حمل زائداجتماع مع العميل
يُعقد الاجتماع بجدول أعمال، ثم يُراجَع المحضر ويُعتمد، ويتحول قرار العميل إلى إجراء له مسؤول وموعد.
محضر معتمدالتسليم
يُرفع التقرير بإصدار جديد ويمر بالمراجعة الداخلية ثم الاعتماد قبل توزيعه على العميل.
إصدار معتمدنهاية الشهر
بلغت الساعات الفعلية المعتمدة للفريق 18,240 ساعة من 22,400 مخططة، أي 81%.
81%
الأدوار في المكتب الاستشاري
ما يراه الشريك يختلف عما يحتاجه الاستشاري في يومه.
مدير المشروع
التكليف والعميل.
- بطاقات الوقت المعلقة
- التسليمات وإصداراتها
- الإجراءات من اجتماعات العميل
الاستشاري
عمله ووقته.
- المهام والمواعيد
- تسجيل الوقت اليومي
- الوثائق المطلوب مراجعتها
المالية
تكلفة الوقت وتحصيله.
- تكاليف الموارد
- الفوترة والمطالبات
- الصرف مقابل الميزانية
ما يُهيأ للمكتب الاستشاري
تُبنى التهيئة على طريقة مكتبكم في قياس الوقت وتسليم العمل.
يُهيأ ضمن المنصة
- أنواع الوقتمثل الوقت المنتج والإداري، وما يُحتسب إضافيًا.
- دورة اعتماد بطاقات الوقتمن يعتمد، وفي أي دورية.
- فئات الموارد ومهاراتهاوالتكلفة المرتبطة بكل فئة.
- قوالب التسليمات وتصنيف الوثائقومسار مراجعتها قبل التوزيع.
نحتاجه منكم
- سياسة تسجيل الوقتالدورية والأنواع وقواعد الإضافي.
- فئات الاستشاريين وتكلفتهاكما تُستخدم في تسعير العروض.
- قوالب التقارير والتسليماتالحالية لدى المكتب.
- هيكل المشاريعكيف تُنظم المشاريع حسب العميل أو الخدمة.
أسئلة المكاتب الاستشارية
للأسئلة العامة عن التطبيق والتكلفة راجع صفحة الأسئلة الشائعة.
هل يسجل الاستشاري وقته على أكثر من مشروع في اليوم نفسه؟
نعم، يُسجل كل وقت على مشروع ونشاط بنوعه ووقت بدايته ونهايته ووصف العمل، وتجمع البطاقة الأسبوعية الساعات حسب المشروع واليوم.
من يعتمد بطاقة الوقت؟
تظهر البطاقات المعلقة لمدير المشروع لاعتمادها أو رفضها، وتُحدد دورة الاعتماد في التهيئة حسب سياسة المكتب.
هل تُحسب تكلفة المشروع من الساعات المسجلة؟
تتضمن وحدة الموارد شاشة للتكاليف المرتبطة بالموارد. أما طريقة احتساب التكلفة من الساعات، مثل تكلفة الساعة لكل فئة، فتُحدد في التهيئة ونؤكدها في العرض الفني.
هل يمكن قياس رضا العميل؟
تتضمن وحدة أصحاب المصلحة استبيانات وقياسًا دوريًا للرضا بأبعاد مثل التواصل وجودة المخرجات والالتزام بالوقت والاستجابة.
هل يمكن الاستفادة من المشاريع السابقة في العروض الجديدة؟
تحفظ وحدة الوثائق والمعرفة الدروس المستفادة وأفضل الممارسات والقوالب مرتبطة بمشاريعها، مع بحث متقدم يسهل الرجوع إليها.
اعرف أين يذهب وقت فريقك
عرض تجريبي على مشروع استشاري قريب من أعمال مكتبكم.