إدارة الوثائق والمراسلات بإصدار معتمد واحد ومتابعة لكل رد

نعم. كل إصدار يبقى في سلسلة الإصدارات بحالته، حاليًا أو مستبدَلًا أو مؤرشفًا، وبتاريخه ومعدِّله وملخص تعديله، ويمكن مقارنة نسختين.

تتضمن الواجهات إنشاء رابط مشاركة مؤقت بمدة وصلاحيات محددة لمن لا يملك حسابًا. نؤكد تفاصيل هذه الخاصية وضوابطها الأمنية في العرض الفني، بعد مراجعتها مقابل سياسة أمن المعلومات في جهتك.

الوحدة تسجل المراسلات المرتبطة بالمشاريع والعقود وتتابع إحالاتها وردودها. إن كان لدى جهتك نظام اتصالات إدارية، فالعلاقة بينهما، ربطًا أو تقسيمًا للأدوار، تُدرس ضمن التكاملات في العرض الفني.

تظهر ضمن الوثائق منتهية الصلاحية. إما أن تُجدد بإصدار جديد، أو تُرشح للأرشفة حسب سياسة الاحتفاظ الخاصة بنوعها.

بحث موحد في الوثائق والمراسلات والمحاضر والقرارات والدروس، مع تصفية بنوع السجل والمشروع والتاريخ ومستوى السرية والحالة والمالك. وتساعد خريطة العلاقات في الوصول من وثيقة إلى كل ما يرتبط بها.

نحدد معكم ما يستحق النقل، مثل الوثائق المعتمدة للمشاريع القائمة والعقود السارية، وكيف يُصنَّف داخل الهيكل الجديد. نطاق النقل وطريقته يُتفق عليهما في خطة التطبيق.