كيف تعمل المنصة: من تحديث مهمة إلى قرار في لجنة
في المنصة لا يُكتب التقرير مرتين. عضو الفريق يحدّث مهمته، فتظهر في مشروعه، ثم في برنامجه ومحفظته. والقرار الذي تتخذه اللجنة ينزل إلى من ينفذه. هنا نشرح هذه الحركة، ومسار الاعتماد، وإيقاع العمل.
| الدور | المبادرة | الاعتماد | التنفيذ | المتابعة |
|---|---|---|---|---|
| اللجنة والإدارة العليا | — | تعتمد المبادرة والميزانية | — | تقرر في التغيير والتصعيد |
| مدير المحفظة أو البرنامج | يرتب المبادرات بالمعايير | يوازن المحفظة | يتابع الاعتماديات | يراجع الأداء والمنافع |
| مدير المشروع | يسجل المبادرة ومبرراتها | يعد الخطة وخط الأساس | يتابع الانحرافات | يرفع طلب تغيير |
| فريق العمل | — | — | ينفذ ويسجل الوقت | يحدّث الإنجاز ويرفع القضايا |
ثلاثة اتجاهات تتحرك فيها المعلومة
كل ما يُسجل في المنصة يرتبط بمشروع أو برنامج أو محفظة، ولذلك يصل إلى من يحتاجه دون أن يعيد أحد كتابته.
من الأعلى إلى الأسفل
الأولويات المعتمدة، والميزانيات، والأهداف، وقرارات اللجان. تبدأ في المحفظة، وتصل إلى البرنامج والمشروع، ثم إلى المهام والمسؤولين عنها.
من الأسفل إلى الأعلى
الإنجاز الفعلي، والوقت المسجل، والمصروف، والمخاطر والقضايا. تبدأ من الفريق والمشروع، وتتجمع في لوحات البرنامج والمحفظة والإدارة العليا.
أفقيًا بين الوحدات
الخطر يرتبط بالعقد الذي سببه، والاجتماع الذي ناقشه، وطلب التغيير الذي عالجه، والوثيقة التي وثّقته. فيجد كل طرف السياق كاملًا من أي مدخل.
رحلة سجل واحد عبر الوحدات
مبادرة تصبح مشروعًا ثم تُغلق. في كل مرحلة تظهر الوحدات التي تعمل عليها.
التسلسل توضيحي، ويختلف ترتيبه وتفاصيله حسب إجراءات الجهة.
تسجيل المبادرة وتقييمها
تُسجل المبادرة بمبرراتها وتقديراتها، وتُقيَّم جدواها وأثرها، وتُرتَّب بمعايير الأولوية.
الاعتماد وربطها بالبرنامج
تمر بمسار اعتماد حتى قرار اللجنة، ثم تُربط ببرنامج يجمعها بالمشاريع المرتبطة بها.
التنفيذ اليومي
المهام والوقت، والوثائق بإصداراتها، والاجتماعات بقراراتها وإجراءاتها، والتواصل مع أصحاب المصلحة.
التقارير والقرار
اللوحات تقرأ من السجلات نفسها، والتقارير تُجدول لمن يحتاجها، والقرارات تعود إلى اللجان عند الحاجة.
كيف يمر طلب الاعتماد
المبادرة، وطلب الشراء، والعقد، والوثيقة، وطلب التغيير، والميزانية: كلها تمر بالنمط نفسه، وتحدد الجهة مراحله وشروطه ومن يعتمد فيه.
تقديم الطلب
بنموذج محدد لنوع الطلب، مع مرفقاته.
المراجعة
يصل الطلب إلى المراجع أو المعتمد حسب المرحلة والشروط.
القرار
اعتماد، أو رفض، أو إرجاع للاستكمال، أو تأجيل.
التصعيد
إذا تجاوز الطلب مدة المعالجة المحددة، يُصعَّد وفق القواعد.
سجل التدقيق
كل خطوة مسجلة: من فعل ماذا، ومتى.
تفاصيل تصميم مسارات العمل ومدد المعالجة في صفحة الحوكمة وسير العمل.
إيقاع العمل في المنصة
إيقاع مقترح لما يُحدَّث ويُراجع في كل دورة. تضبطه كل جهة حسب طبيعة مشاريعها ولجانها.
| الدورة | فرق العمل ومديرو المشاريع | مديرو البرامج والمحافظ | الإدارة العليا واللجان |
|---|---|---|---|
| أسبوعيًا | تحديث نسب الإنجاز، وبطاقات الوقت، والإجراءات المسندة | مراجعة الاعتماديات والقضايا المشتركة | تقرير أداء مجدول عند الحاجة |
| شهريًا | مراجعة الانحرافات والمخاطر، وتحديث التوقعات المالية | مقارنة أداء المشاريع ومراجعة الأهداف المشتركة | التقرير الشهري للإدارة والقرارات المعلقة |
| ربع سنويًا | مراجعة خط الأساس وما تغير منه | أداء المحفظة ومتابعة المنافع | جلسات اللجان وموازنة المحفظة |
| عند الحدث | تسجيل قضية أو خطر أو طلب تغيير | تحليل التأثير قبل القرار | قرار تغيير أو تصعيد |
ما الذي تنبّه إليه المنصة
أمثلة من تنبيهات تظهر في لوحات الوحدات، حتى يُعرف الخلل قبل اجتماع المتابعة.
- جدول لم يُحدَّث هذا الأسبوعيظهر لمكتب إدارة المشاريع مع أسماء المسؤولين عن التحديث.الجدولة
- معلم متأخر عن خط الأساسبعدد أيام التأخر، وأثره إن كان على المسار الحرج.الجدولة
- تجاوز في الميزانيةالمصروف أعلى من المخطط لمرحلة أو مشروع.التكاليف
- اعتمادية حرجةتأخر مشروع يؤثر على مشاريع أخرى داخل البرنامج.البرامج
- طلب تجاوز مدة المعالجةطلب اعتماد ينتظر أكثر من المدة المحددة له.الحوكمة
- قضية متأخرة الحلقضية تجاوزت موعد حلها وتحتاج تصعيدًا.RAID
- خط أساس لم يُحدَّث بعد تغيير معتمدتغيير اعتُمد ولم ينعكس على الخطة بعد.التغيير
- وثائق منتهية الصلاحيةوثائق تحتاج مراجعة أو تجديدًا.الوثائق
أسئلة عن طريقة العمل
المزيد في الأسئلة الشائعة.
من أين تأتي الأرقام في لوحات الإدارة العليا؟
من السجلات التي تحدّثها الفرق في الوحدات نفسها: الإنجاز والوقت والمصروف والمخاطر. لذلك تكون دقة اللوحة بقدر انتظام التحديث، وهو ما تساعد عليه تنبيهات الجداول غير المحدّثة.
من يرى ماذا؟
تُحدد الصلاحيات بالأدوار والهيكل التنظيمي في وحدة الحوكمة، ويُضبط ذلك في مرحلة التهيئة حسب سياسات الجهة.
هل يمكن تعديل مسارات الاعتماد بعد الإطلاق؟
تُصمَّم مسارات العمل ومراحلها وشروطها في وحدة الحوكمة وسير العمل. حدود ما يُعدَّل بالإعدادات وما يحتاج إلى تخصيص تُوضح في العرض الفني.
هل يلزم أن نتبع الإيقاع المقترح في هذه الصفحة؟
لا. الإيقاع مثال لما تتبعه جهات كثيرة، ويُتفق على الإيقاع المناسب لكم في مرحلة التهيئة، ثم تُضبط جدولة التقارير والتنبيهات عليه.
شاهد رحلة مشروع كاملة في عرض تجريبي
من تسجيل المبادرة إلى اللوحة التنفيذية، على سيناريو قريب من عملكم.