الحوكمة وسير العمل: كل طلب يمر بالمعتمد الصحيح، في المدة المحددة، بقرار مسجل
حدّد العمليات التي تحتاج اعتمادًا، وصمّم لكل منها مسارًا بمراحله وشروطه ومعتمديه ومدة كل مرحلة. يُوجَّه الطلب حسب قيمته ونوعه، ويُصعَّد عند التأخر، ويبقى كل قرار مسجلًا لمن يراجعه لاحقًا.
لمن هذه الوحدة: مكاتب إدارة المشاريع، والإدارات المالية والمشتريات والعقود، والمعتمدون في كل مستوى، ومسؤولو التقنية والتدقيق الداخلي.
- إنشاء الطلبمقدم الطلب
- مراجعة مدير القسممدة المعالجة: 24 ساعة
- قرار حسب المبلغقاعدة RUL-001
-
أكثر من 50,000 ر.ساعتماد المدير المالي48 ساعة — البديل: نائبته50,000 ر.س أو أقلاعتماد مدير القسم8 ساعات
- إصدار أمر الشراءنهاية المسار
- تصعيد عند تجاوز مدة المعالجة
- إشعار عند كل مرحلة
الأرقام والأسماء توضيحية من نماذج واجهات المنصة.
حين تعتمد الموافقات على المتابعة الشخصية
طلب ينتظر في بريد معتمد مسافر، وعقد يُعتمد خارج حدود الصلاحية، وقرار لا يُعرف من اتخذه. هذه المواضع التي تضبطها الوحدة.
-
لا أحد يعرف أين يقف الطلب
مقدم الطلب يسأل كل يومين، ولا جواب واضحًا.
رحلة كل طلب على خط زمني: من اعتمد ومتى وبأي ملاحظة، وعند من ينتظر الآن، وكم تجاوز المدة المحددة.
-
الطلب يصل إلى المعتمد الخطأ
مبلغ يتجاوز صلاحية من وافق عليه، أو مرحلة مطلوبة تُتخطى.
مستويات اعتماد بحدود مالية مرتبطة بالهيكل التنظيمي، وقواعد توجّه الطلب حسب المبلغ ونوع المشروع ونوع المورد، وإعدادات تمنع الاعتماد دون صلاحية أو تخطي المراحل.
-
التأخير بلا عاقبة
طلب معلق أسبوعًا لأن المعتمد مشغول، ولا يعلم أحد فوقه.
مدة معالجة لكل مرحلة ولكل عملية، وتصعيد إلى المستوى الأعلى عند تجاوزها، ومؤشر التزام يبين أي العمليات تتأخر عادة.
-
غياب المعتمد يوقف العمل
إجازة أو سفر، وتتراكم الطلبات حتى العودة.
تفويض صلاحية الاعتماد لفترة محددة، وبديل معرّف لكل مرحلة عند الغياب.
-
القرارات لا يُعرف مصدرها عند التدقيق
موافقة شفهية أو في بريد لا يمكن الرجوع إليه.
سجل اعتمادات تاريخي بالمرحلة والمعتمد والقرار والمدة والملاحظة، وسجل تدقيق للعمليات: من اعتمد ورفض وعدّل قاعدة، ومتى.
من تعريف القواعد إلى تدقيق القرارات
تُعرّف الجهة قواعدها مرة واحدة، ثم تعمل بها كل الوحدات: طلبات الشراء والتغيير والعقود والوثائق والميزانيات وخطط المشاريع.
تعريف الحوكمة
ما الذي يحتاج اعتمادًا، ومن يملك الصلاحية؟
تعريف العمليات
سجل بالعمليات الخاضعة للحوكمة، مثل طلب الشراء وطلب التغيير واعتماد الوثائق والعقود والميزانية وخطة المشروع.
- الرمز والنوع والجهة المالكة ومستوى الأهمية
- هل تتطلب اعتمادًا أو تصعيدًا
- سير العمل المرتبط بكل عملية
السياسات
السياسات التي تحكم العمليات، مثل حدود الصلاحية المالية وإدارة التغيير والتعاقد.
- النوع ومستوى الإلزام ونطاق التطبيق
- تاريخ السريان وموعد المراجعة، والمستحق منها
الصلاحيات والأدوار
مصفوفة تبين صلاحية كل دور على كل وحدة.
- كتابة وقراءة، أو قراءة فقط، أو بدون صلاحية
- أدوار مثل مدير المشروع ومكتب إدارة المشاريع والمدير المالي ومسؤول الاعتماد
- عدد المستخدمين في كل دور
الهيكل ومستويات الاعتماد
هرم الاعتماد مرتبط بالهيكل التنظيمي وحدود المبالغ.
- مستويات من الموظف إلى المدير العام، لكل منها حد مالي
- تفويض الصلاحية لفترة محددة
- البدلاء المعرّفون لكل معتمد
تصميم سير العمل
المسار ومراحله وقواعده ونماذجه.
مصمم سير العمل
مخطط بصري للمسار: بداية ومراحل وقرارات ونهاية.
- نوع الاعتماد: متسلسل أو متوازٍ أو شرطي
- تصعيد عند تجاوز المدة، وإشعارات لكل مرحلة
- اختبار المسار ونسخه ونشره
مراحل سير العمل
تفاصيل كل مرحلة في المسار.
- المسؤول ومدة المعالجة بالساعات
- شروط الدخول والخروج
- متسلسلة أو متوازية، والبديل عند الغياب
القواعد والشروط
منطق يغير مسار الطلب حسب بياناته.
- الحقل ونوع المقارنة والقيمة
- الإجراء الناتج، مثل إضافة مرحلة أو موافقة رقابية أو فحص تأهيل مورد
- أولوية القاعدة وحالتها
النماذج
نماذج الطلبات المرتبطة بكل مسار.
- حقول نص ورقم وتاريخ وقائمة وملف وربط بسجل
- حقل إلزامي أو مشروط، مثل مرفق إلزامي فوق مبلغ معين
- الحقل الذي يطلق قاعدة في المسار
التشغيل اليومي
الطلبات المعلقة، والقرارات، والتأخير.
طلبات الاعتماد
قائمة لكل معتمد بما ينتظر قراره.
- تنتظر قراري، والمتأخرة، وجميع الطلبات
- اعتماد أو رفض أو إعادة للمراجعة، واعتماد عدة طلبات معًا
- تفاصيل الطلب ومراحله وتعليقاته ومرفقاته وسجل تغييراته
التصعيد
تصعيدات تلقائية عند تجاوز المدة، وأخرى يدوية.
- السبب والمستوى من وإلى، وتاريخ التصعيد
- مدة بقاء التصعيد بلا استجابة ومتوسط وقت الحل
مدد المعالجة والمتابعة
الالتزام بالوقت لكل عملية.
- المدة المحددة مقابل المتوسط الفعلي
- نسبة الالتزام وحالات التجاوز
- أطول طلب معلق ومتوسط زمن الاعتماد
الرقابة والتدقيق
ما الذي حدث، ومن فعله، ومتى؟
سجل الاعتمادات
سجل تاريخي لكل قرار اعتماد.
- الطلب والمرحلة والمعتمد والقرار
- التاريخ والوقت ومدة القرار والملاحظات
سجل التدقيق
سجل للعمليات داخل المنصة يمكن البحث فيه.
- الاعتماد والرفض وتسجيل الدخول والتعديل
- التصعيدات التلقائية وتعديل القواعد
تتبع العمليات والتقارير
رحلة أي طلب، وتقارير الحوكمة.
- خط زمني لمراحل الطلب وملخصه
- تقارير الاعتمادات والتأخيرات ومدد المعالجة والتصعيدات
- أداء المعتمدين، والالتزام بالسياسات، وسجل التدقيق
شاشات من الوحدة
أربع شاشات تبين كيف تُضبط الصلاحيات والقواعد، وكيف يُتابع الطلب. الأرقام والأسماء توضيحية.
| الوحدة | مدير مشروع | مكتب المشاريع | مدير مالي | مستخدم |
|---|---|---|---|---|
| إدارة المشاريع | كتابة | كتابة | — | قراءة |
| المشتريات والعقود | — | كتابة | كتابة | — |
| الاعتمادات | كتابة | كتابة | كتابة | — |
| التقارير | كتابة | كتابة | كتابة | قراءة |
| إدارة المستخدمين | — | كتابة | — | — |
| سجل التدقيق | — | كتابة | — | — |
من يستطيع أن يفعل ماذا؟
مصفوفة واحدة تجيب عن السؤال لكل دور ولكل وحدة: كتابة وقراءة، أو قراءة فقط، أو بدون صلاحية. تُضبط الأدوار مرة، ويُلحق بها المستخدمون.
- صلاحيات حسب الدور لا حسب الشخص
- إدارة المستخدمين والإعدادات وسجل التدقيق محصورة في أدوار محددة
مستويات الاعتماد
| المستوى | المسمى | الحد (ر.س) |
|---|---|---|
| L1 | موظف | 5,000 |
| L2 | مدير قسم | 50,000 |
| L3 | مدير مشروع | 500,000 |
| L4 | مدير مالي | 5,000,000 |
| L5 | المدير العام | أعلى مستوى |
تفويض صلاحية الاعتماد
- من: المدير الماليمفعّلإلى: نائبة المدير المالي — لفترة محددة
البدلاء المعرّفون
- المدير الماليبديلنائبة المدير المالي
- مدير مكتب إدارة المشاريعبديلنائبة مدير المكتب
إلى أين يصعد الطلب، ومن ينوب عن الغائب؟
مستويات الاعتماد بحدودها المالية تحدد أعلى مبلغ يعتمده كل مستوى، والتفويض والبدلاء يضمنون ألا يتوقف المسار بغياب أحد.
- هرم مرتبط بالهيكل التنظيمي للجهة
- تفويض بفترة بداية ونهاية
| القاعدة | الشرط | الإجراء الناتج |
|---|---|---|
| RUL-001 فوق السقف المالي | المبلغ الإجمالي أكبر من 50,000 ر.س | إضافة مرحلة اعتماد المدير المالي |
| RUL-002 مشروع حكومي | نوع المشروع يساوي «حكومي» | إضافة موافقة رقابية |
| RUL-003 تجاوز مدة المعالجة | الوقت المنقضي أكبر من المدة المحددة | تصعيد إلى المستوى الأعلى |
| RUL-004 مورد جديد | نوع المورد يساوي «مورد جديد» | إضافة فحص تأهيل المورد |
كيف يعرف المسار أين يذهب الطلب؟
كل قاعدة تقارن حقلًا في الطلب بقيمة، وتحدد ما يحدث عند تحقق الشرط: إضافة مرحلة، أو موافقة رقابية، أو تصعيد، أو فحص إضافي.
- القواعد مرتبطة بحقول النموذج
- أولوية لكل قاعدة عند تعدد الشروط
- تعديل القواعد يُسجَّل في سجل التدقيق
- إنشاء الطلبقدّم مدير المشروع طلب اعتماد عقد بقيمة 1.2M ر.س مع مسودة العقد6 أبريل
- مراجعة مدير العقود — موافقةمع ملاحظة بمراجعة بند الغرامات7 أبريل
- مراجعة مكتب إدارة المشاريع — موافقةأُحيل إلى الاعتماد المالي8 أبريل
- انتظار المدير الماليتجاوز مدة المعالجة بسبعة أيام — جارٍ التصعيدمنذ 7 أيام
- المدير العامالمستوى التالي في التصعيدلم يصل بعد
أين يقف هذا الطلب بالضبط؟
خط زمني لكل طلب: المراحل المكتملة ومن اعتمدها ومتى وبأي ملاحظة، والمرحلة التي ينتظر فيها الآن ومدة تأخره، وما يليها.
- الإجابة عن «أين طلبي؟» دون مراسلات
- التصعيد ظاهر في رحلة الطلب نفسها
مثال عملي: طلب شراء خوادم بقيمة 85,000 ريال
نتتبع طلبًا واحدًا عبر مسار طلب الشراء، ونرى كيف تحدد القواعد مساره، وماذا يحدث حين يغيب المعتمد أو يتأخر.
الأرقام والأسماء توضيحية من نماذج واجهات المنصة، ولا تمثل جهة حقيقية.
تعبئة النموذج
تقدّم مديرة المشروع طلب شراء ثلاث وحدات خوادم بمبلغ 85,000 ريال. لأن المبلغ يتجاوز 10,000 ريال، يصبح حقل المرفقات إلزاميًا.
APR-057حقل مشروطالمراجعة الأولى
يصل الطلب إلى مدير القسم، ولمرحلته مدة معالجة 24 ساعة.
مراجعةالقاعدة تحدد المسار
تنطبق القاعدة RUL-001 لأن المبلغ يتجاوز 50,000 ريال، فتُضاف مرحلة اعتماد المدير المالي بمدة 48 ساعة.
اعتماد شرطيالمعتمد غائب
المدير المالي في إجازة، وتفويضه لنائبته مفعّل للفترة نفسها، فيصل الطلب إليها دون انتظار عودته.
تفويضإن تأخر القرار
إذا تجاوزت المرحلة مدتها، تطبق القاعدة RUL-003 فيُصعَّد الطلب إلى المستوى الأعلى ويُسجل التصعيد.
تصعيدالقرار مسجل
يُسجَّل القرار في سجل الاعتمادات بالمرحلة والمعتمد والوقت والمدة والملاحظة، ويظهر في سجل التدقيق.
سجل الاعتماداتالتعلم من الأرقام
في مؤشرات مدد المعالجة يظهر أداء عملية طلب الشراء مقارنة بغيرها؛ ففي البيانات التوضيحية تلتزم اعتمادات الوثائق بمدتها بنسبة 96%، بينما لا يتجاوز التزام اعتماد العقود الكبيرة 50%.
مراجعة المدد
علاقة الوحدة ببقية المنصة
هذه الوحدة لا تعمل وحدها؛ هي القواعد التي تمر بها الطلبات في بقية الوحدات.
العقود والمشتريات
تضبط مساراتها
طلبات الشراء واعتماد العقود تمر بالمسارات والحدود المالية المعرّفة هنا.
الوثائق والمعرفة
تضبط مساراتها
مراجعة الوثائق واعتمادها، مع إمكانية تخطي الاعتماد للوثائق منخفضة الأهمية.
ما يُهيأ لجهتك قبل الاستخدام
هذه الوحدة هي المكان الذي تنتقل إليه لائحة الصلاحيات المكتوبة في جهتك. هذه الإعدادات تُضبط في التهيئة، وهذا ما نحتاجه منكم.
يُهيأ ضمن المنصة
- العمليات ومساراتهانوع الاعتماد لكل عملية: متسلسل أو متوازٍ أو شرطي.
- مستويات الصلاحية وحدودها الماليةوارتباطها بالهيكل التنظيمي.
- مدد المعالجة والتصعيد والإشعاراتمثل التصعيد عند مرور نسبة من المدة، والإشعار قبل انتهائها بوقت محدد.
- قواعد الضبطمنع الاعتماد دون صلاحية، ومنع تخطي المراحل، ومنع التعديل بعد الاعتماد إلا بإصدار جديد.
- الأدوار والصلاحياتمصفوفة الصلاحيات لكل دور على كل وحدة.
نحتاجه منكم
- لائحة الصلاحيات المعتمدةالحدود المالية وصلاحيات الاعتماد لكل مستوى.
- العمليات ومساراتها الحاليةولو كانت موصوفة في سياسات أو نماذج ورقية.
- الهيكل التنظيمي والبدلاءمن ينوب عن كل معتمد عند غيابه.
- المدد المستهدفةالمدة المقبولة لكل مرحلة أو عملية، إن وُجدت.
المسارات التي تحتاج منطقًا لا تغطيه القواعد والشروط المتاحة، أو تتطلب ربطًا بنظام خارجي، تُدرس كتخصيص أو تكامل وتُقدَّر منفصلة في العرض الفني.
أسئلة عن وحدة الحوكمة وسير العمل
أسئلة تتكرر من مكاتب إدارة المشاريع والإدارات المالية والتدقيق. للأسئلة العامة راجع صفحة الأسئلة الشائعة.
هل يمكن تصميم مسارات الاعتماد دون برمجة؟
يُصمَّم المسار في مصمم سير العمل بمراحله وقراراته ونماذجه وقواعده ضمن إعدادات المنصة. ما يحتاج منطقًا لا تغطيه القواعد المتاحة يُدرس كتخصيص منفصل.
ما الفرق بين الاعتماد المتسلسل والمتوازي والشرطي؟
في المتسلسل تُكمل كل مرحلة قبل التالية، ويناسب العمليات المالية والتعاقدية. في المتوازي يعمل المعتمدون في الوقت نفسه، ويناسب اللجان والمجالس. وفي الشرطي يتحدد المسار حسب خصائص الطلب، مثل المبلغ أو نوع المشروع.
ماذا يحدث عند غياب المعتمد؟
يمكن تفويض صلاحية الاعتماد إلى شخص آخر لفترة محددة، ويمكن تعريف بديل لكل مرحلة في المسار، فلا يتوقف الطلب بغياب المعتمد.
هل يمكن تعديل الطلب بعد اعتماده؟
تتضمن الإعدادات قاعدة تمنع التعديل بعد الاعتماد إلا بإصدار جديد، وأخرى تمنع تخطي أي مرحلة اعتماد. تفعيلهما قرار تتخذه الجهة في التهيئة.
هل يمكن اعتماد عدة طلبات دفعة واحدة؟
نعم، تتيح قائمة طلبات الاعتماد اعتمادًا جماعيًا للطلبات المتشابهة، إضافة إلى الاعتماد أو الرفض أو الإعادة للمراجعة لكل طلب على حدة.
ما الذي يسجله سجل التدقيق؟
يسجل العمليات داخل المنصة، مثل الاعتماد والرفض وتسجيل الدخول والتعديل والتصعيد التلقائي وتعديل القواعد، مع المستخدم والوقت، ويمكن البحث فيه وتصفيته. متطلبات الاحتفاظ بالسجلات لدى جهتك تُراجع في العرض الفني.
شاهد لائحة صلاحياتكم وهي تعمل داخل المنصة
عرض تجريبي لوحدة الحوكمة: من تصميم المسار إلى تتبع الطلب وسجل القرارات.