الإدارة العليا
قراءة الصورة واتخاذ القرار.
- اللوحة التنفيذية ومؤشراتها
- المشاريع الحرجة والتنبيهات
- القرارات المعلقة والاعتمادات
من الجداول المتفرقة إلى منصة تعمل عليها كل الإدارات
التطبيق لا يعني تثبيت نظام. المقصود أن تتحول إجراءات جهتك ونماذجها ومسارات اعتمادها وبياناتها الحالية إلى منصة يعمل عليها الجميع من يوم الإطلاق. في هذه الصفحة مراحل التطبيق، وما تُنتجه كل مرحلة، وما نحتاجه من فريقكم فيها.
لمن هذه الصفحة: مدير مكتب إدارة المشاريع، ومنسق التطبيق المتوقع، والإدارات التي ستشارك بياناتها، ومسؤولو التقنية.
المراحل الست ومخرج كل منها
- دراسة المتطلباتوثيقة نطاق التطبيق وخطته
- التهيئةبيئة مهيأة على إجراءات الجهة
- نقل البياناتبيانات قائمة منقولة ومحضر تحقق
- الاختبار والقبولمحضر قبول موقع
- التدريبمستخدمون مدربون حسب أدوارهم
- الإطلاق والمتابعةتشغيل فعلي وخطة دعم
أربعة مبادئ يقوم عليها التطبيق
أغلب أسباب تعثر الأنظمة المؤسسية لا تتعلق بالنظام نفسه، بل بطريقة إدخاله إلى الجهة. لذلك نبني خطة التطبيق على هذه المبادئ.
البدء من إجراءاتكم
تُهيأ المنصة على النماذج ومسارات الاعتماد المعمول بها في جهتكم، ثم يُتفق على ما يحتاج إلى تحسين، بدلًا من فرض إعدادات افتراضية.
إطلاق بحجم القدرة على التبني
يُحدد نطاق كل مرحلة إطلاق حسب جاهزية الإدارات وأولوياتها، سواء أُطلقت الوحدات معًا أو على دفعات.
مصدر واحد للبيانات
بعد الإطلاق تصبح المنصة المرجع الوحيد للمشاريع التي دخلتها، ولا تستمر الجداول الموازية في التحديث.
ملكية داخلية
يتولى فريق من الجهة إدارة الإعدادات اليومية بعد الإطلاق، ويُدرَّب على ذلك ضمن خطة التطبيق.
المراحل بالتفصيل
لكل مرحلة ما يتم فيها، وما تسلّمه في نهايتها، وما يلزم من جهتكم لتكتمل. ولا تبدأ المرحلة التالية قبل اعتماد مخرجات السابقة.
1
دراسة المتطلبات
فهم ما تعمل به الجهة اليوم، وما تريد أن تصل إليه.
ما يتم في المرحلة
- ورش عمل مع مكتب إدارة المشاريع والإدارات الرئيسية
- مراجعة الإجراءات والنماذج ومسارات الاعتماد الحالية
- تحديد الوحدات المطلوبة وأولويات الإطلاق
- حصر الأدوار والمستخدمين المتوقعين
- حصر مصادر البيانات والأنظمة المرشحة للتكامل
المخرجات
- وثيقة نطاق التطبيق
- مقارنة بين الإجراءات الحالية وطريقة تنفيذها في المنصة
- خطة التطبيق بمراحلها ونقاط القرار فيها
- قائمة القرارات المطلوبة من الجهة
دور الجهة
- تعيين منسق للتطبيق وفريق عمل من الإدارات
- إتاحة أصحاب القرار لحضور الورش
- مشاركة النماذج والسياسات والإجراءات المعمول بها
2
التهيئة
ضبط المنصة على قواعد الجهة.
ما يتم في المرحلة
- الهيكل التنظيمي والإدارات والقطاعات
- الأدوار والصلاحيات ومستويات الاعتماد
- مسارات الاعتماد ومدد المعالجة والتصعيد
- معايير الأولوية ونماذج التقييم
- التصنيفات والنماذج والقوائم المستخدمة في الوحدات
- الأهداف الاستراتيجية ولوحات المعلومات والتقارير
المخرجات
- بيئة مهيأة على إجراءات الجهة
- وثيقة إعدادات معتمدة يُرجع إليها عند أي تعديل لاحق
دور الجهة
- مراجعة الإعدادات واعتمادها
- حسم القرارات المعلقة، مثل حدود الاعتماد ومن يعتمد ماذا
3
نقل البيانات
نقل ما يستحق النقل، والتحقق منه قبل الاعتماد عليه.
ما يُنقل عادة
يُحدد نطاق النقل مع الجهة. من أمثلته:
- المشاريع القائمة وخططها ومعالمها
- الميزانيات المعتمدة والمصروف حتى تاريخ النقل
- سجلات المخاطر والقضايا المفتوحة
- العقود السارية والموردون
- الوثائق المرجعية التي ستُربط بالمشاريع
كيف يتم
- تحديد ما لا يستحق النقل، مثل المشاريع المغلقة منذ مدة طويلة
- الاتفاق على الحد الأدنى من البيانات لكل مشروع قائم
- مطابقة البيانات مع هيكل المنصة وتنظيفها
- نقل تجريبي ومراجعته، ثم نقل نهائي
كيف يُتحقق من النقل
- مقارنة عينات من السجلات بمصدرها
- مطابقة المجاميع، مثل عدد المشاريع وإجمالي الميزانيات
- مراجعة كل مجموعة بيانات من الإدارة المالكة لها
دور الجهة
- توفير البيانات الحالية من مصادرها
- تعيين مالك لكل مجموعة بيانات
- اعتماد نتيجة التحقق في محضر
- إيقاف التحديث في المصادر القديمة بعد النقل
4
الاختبار والقبول
التأكد من أن المنصة تعمل كما تعمل الجهة.
ما يتم في المرحلة
سيناريوهات اختبار مبنية على إجراءات الجهة الفعلية، مثل:
- تسجيل مبادرة حتى اعتمادها من اللجنة
- طلب تغيير حتى تحديث خط الأساس
- مستخلص من تقديمه حتى اعتماده للصرف
- اختبار الصلاحيات لكل دور
المخرجات
- سجل ملاحظات الاختبار وحالة معالجة كل منها
- محضر قبول موقع
دور الجهة
- تنفيذ الاختبار مع المستخدمين الرئيسيين
- تصنيف الملاحظات حسب أثرها على الإطلاق
- توقيع محضر القبول
5
التدريب
تدريب كل دور على ما سيفعله فعلًا.
ما يتم في المرحلة
- تدريب منفصل لكل فئة من المستخدمين
- تمارين على بيانات الجهة المنقولة كلما أمكن
- تدريب مسؤولي المنصة على الإعدادات اليومية
المخرجات
- مستخدمون مدربون حسب أدوارهم
- مواد مرجعية لكل دور
دور الجهة
- تحديد المتدربين في كل فئة
- تخصيص وقت التدريب ضمن جداول الإدارات
6
الإطلاق والمتابعة
تشغيل فعلي ومتابعة قريبة بعده.
ما يتم في المرحلة
- إطلاق وفق الخطة، دفعة واحدة أو على مراحل حسب الوحدات أو الإدارات
- متابعة قريبة بعد الإطلاق ومعالجة الملاحظات
- متابعة التزام الإدارات بالتحديث الدوري من لوحات المنصة
المخرجات
- تشغيل فعلي للوحدات المطلقة
- خطة دعم متفق عليها
- مراجعة ما بعد الإطلاق وما يُعدَّل في الإعدادات
دور الجهة
- اعتماد المنصة مرجعًا وحيدًا للوحدات المطلقة
- إيقاف الأدوات الموازية
- تعيين مسؤول منصة داخلي
التدريب حسب الدور
لا يحتاج عضو الفريق إلى ما يحتاجه مدير المحفظة. لذلك يتركز تدريب كل فئة على الشاشات والقرارات التي تخصها.
مديرو المحافظ والبرامج
من الأولوية إلى المنافع.
- تقييم المبادرات وترتيبها وموازنة المحفظة
- الاعتماديات وتحليل التأثير
- متابعة الأداء والمنافع
مديرو المشاريع
إدارة المشروع يومًا بيوم.
- النطاق وWBS والجدول وخط الأساس
- المخاطر والقضايا وطلبات التغيير
- التقارير والاجتماعات والوثائق
أعضاء فرق العمل
ما يلزم لأداء المهام وتحديثها.
- المهام وتحديث الإنجاز
- تسجيل الوقت
- الإجراءات الناتجة من الاجتماعات والتعليقات
المالية والمشتريات
الجانب المالي والتعاقدي.
- الميزانيات والالتزامات والمصروفات
- طلبات الشراء والعقود
- المستخلصات والمطالبات والضمانات
مسؤولو المنصة
إدارة الإعدادات بعد الإطلاق.
- المستخدمون والأدوار والصلاحيات
- مسارات العمل والنماذج والتصنيفات
- التقارير ولوحات المعلومات
إدارة مشروع التطبيق نفسه
التطبيق مشروع له راعٍ وفريق وقرارات. هذا توزيع المسؤوليات المقترح بين الجهة وفريق التطبيق.
من جهتكم
- راعٍ تنفيذييحسم القرارات التي تتجاوز صلاحية فريق العمل.
- منسق التطبيقنقطة التواصل اليومية، ويتابع التزامات الجهة في الخطة.
- مالكو البياناتمن كل إدارة تُنقل بياناتها، لاعتماد نتيجة النقل.
- مستخدمون رئيسيونيشاركون في الورش والاختبار، ويدعمون زملاءهم بعد الإطلاق.
طريقة المتابعة
- اجتماعات متابعة دوريةبإيقاع يُتفق عليه في خطة التطبيق.
- سجل للقرارات والقضاياكل قرار يتخذ أثناء التطبيق موثق مع تاريخه وصاحبه.
- إدارة التغيير على النطاقأي إضافة على النطاق المتفق عليه تُدرس أثرها على المدة والتكلفة قبل اعتمادها.
- اعتماد مخرجات كل مرحلةقبل الانتقال إلى المرحلة التالية.
بعد الإطلاق
يتضح استخدام المنصة الفعلي في الأسابيع الأولى. لذلك تشمل الخطة ما بعد الإطلاق، لا الإطلاق وحده.
-
معالجة الملاحظات
ملاحظات المستخدمين في أول استخدام فعلي.
تُسجل وتُصنف حسب أثرها، ويُعالج منها ما يعطل العمل أولًا، وفق خطة الدعم المتفق عليها.
-
مراجعة الإعدادات بعد أول دورة
بعض الإعدادات لا يُختبر إلا في الاستخدام الحقيقي.
بعد أول دورة كاملة، مثل أول دورة لتقييم المبادرات أو أول تقرير ربع سنوي، تُراجع معايير الأولوية ومسارات الاعتماد ومدد المعالجة وتُعدَّل عند الحاجة.
-
التوسع إلى وحدات أو إدارات أخرى
حين يكون الإطلاق على مراحل.
تتكرر المراحل نفسها للنطاق الجديد، مستفيدة من الإعدادات والبيانات التي سبق اعتمادها.
-
الدعم
من يُسأل، وكيف، وخلال أي مدة.
مستويات الدعم وقنواته ومدد الاستجابة تُحدد في العرض الفني والعقد حسب احتياج الجهة.
أسئلة عن التطبيق
للأسئلة الأخرى راجع صفحة الأسئلة الشائعة.
كم يستغرق التطبيق؟
تعتمد المدة على عدد الوحدات والمستخدمين، وحجم البيانات المنقولة وحالتها، والتكاملات المطلوبة، وسرعة اتخاذ القرارات من جهة الجهة. لذلك تُحدد في العرض الفني والمالي بعد دراسة المتطلبات، ولا نذكر مدة ثابتة قبلها.
هل يمكن الإطلاق على مراحل؟
يُتفق على ذلك في خطة التطبيق. نراعي عند تقسيم المراحل أن بعض الوحدات تعتمد على بيانات غيرها، فالتكاليف مثلًا تعتمد على هيكل المشروع وجدوله.
ماذا لو كانت بياناتنا الحالية غير مكتملة؟
هذا شائع. نتفق على حد أدنى من البيانات لكل مشروع قائم يكفي لبدء العمل عليه في المنصة، ويُستكمل الباقي داخل المنصة بعد الإطلاق بدلًا من تأخير الإطلاق حتى تكتمل المصادر القديمة.
من يدير المنصة داخل جهتنا بعد الإطلاق؟
مسؤول منصة أو أكثر من الجهة، يُدرَّبون على إدارة المستخدمين والصلاحيات ومسارات العمل والنماذج والتقارير. ما يتجاوز ذلك يُعالج وفق خطة الدعم.
هل يدخل التخصيص ضمن خطة التطبيق؟
التهيئة جزء أساسي من الخطة. أما التخصيص، أي تطوير متطلب غير موجود، فيُدرس ويُقدّر منفصلًا، ويُعرض أثره على المدة والتكلفة قبل اعتماده.
ابدأ بدراسة متطلبات جهتك
أخبرنا عن جهتك ونطاق ما تريد إطلاقه، لنقترح خطة تطبيق مناسبة.